PENGELOLAAN KAS KECIL

PENGERTIAN KAS KECIL/PETTY KAS

Kas kecil adalah uang yang dicadangkan oleh entitas bisnis/perusahaan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang bersifat rutin namun jumlah nominalnya relatif kecilserta tidak material.

KARAKTERISTIK KAS KECIL

1. Jumlah nominalnya dibatasi, tidak lebih ataupun tidak kurang dari jumlah nominal tertentu yang sudah ditetapkan oleh manajemen perusahaan.

2. Digunakan untuk menandai transaksi yang bernominal kecil yang rutin terjadi setiap hari.

TUJUAN KAS KECIL

1. Menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dialami oleh suatu bagian di kantor.

2. Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak.

3. Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis dan pimpinan.

4. Mempercepat aktifitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan juga tidak terencana sebelumnya.

Pembayaran kas kecil DILAKUKAN UNTUK HAL-HAL sebagai berikut:

1. Pengeluaran kas kecil biasanya telah ditentukan batas maksimal setiap terjadi pengeluaran.

2. Pengeluaran tidak diperbolehkan untuk pemberian pinjaman (utang) kepada staff.

3. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh bagian pemegang kas kecil.

4. Apabila ada bukti pembayaran, misalnya kuitansi, faktur, atau bukti pendukung yang lain harus dilampirkan juga pada bukti pengeluaran kas.

Apabila jumlah nominal uang yang terdapat dalam akun kas kecil telah menipis, maka dana kas kecil harus  diisi dengan Cara sebagai berikut:

a. Pemegang kas kecil mengajukan permintaan kepada bendahara kas.

b. Pemegang kas kecil menyiapkan daftar pengeluaran yang telah dilampiri bukti transaksi atas pengeluaran kas kecil.

c. Jika telah sesuai dengan ketentuan, bendahara kas memberikan tanda persetujuan kepada formulir permintaan tersebut dan memberi dana sebesar jumlah nominal kas kecil yang sudah dikeluarkan.

Administrasi Keuangan

PENGERTIAN ADMINISTRASI

Administrasi adalah rangkaian kegiatan berupa merencanakan,mengorganisasi, mengarahkan, mengawasi, melakukan kontrol serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan kantor atau pekerjaan ketatausahaan.

KARAKTERISTIK ADMINISTRASI

1. Adanya sekelompok orang

2. Adanya kerjasama

3. Adanya proses atau usaha yang berkesinambungan

4. Adanya pembagian tugas

5. Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan

6. Adanya tujuan

PENGERTIAN KEUANGAN

Keuangan adalah kegiatan mengolah uang untuk melakukan transaksi  pembayaran.

Jadi, pengertian ADMINISTRASI KEUANGAN adalah rangkaian kegiatan berupa perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan, pengontrolan, serta penyelenggaraan secara tertib proses pengolahan uang untuk melakukan transaksi pembayaran dalam suatu instansi atau perusahaan.

Adapun pengertian yang lain, ADMINISTRASI KEUANGAN adalah rangkaian kegiatan penataan yang berupa penyusunan anggaran belanja, penentuan sumber biaya, cara pemakaian, pembukuan, dan pertanggungjawaban atas pembiayaan dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu.

TUJUAN ADMINISTRASI KEUANGAN

1. Memperlancar proses keluar masuk uang

2. Mempermudah transaksi uang

3. Adanya bukti transaksi

4. Mengetahui kondisi/keadaan keuangan di perusahaan dalam suatu periode tertentu

BEBERAPA MASALAH YANG MUNCUL DALAM BIDANG ADMINISTRASI KEUANGAN:

1. Masalah terbatasnya biaya

2. Masalah peningkatan kepercayaan intern

3. Masalah peningkatan ekstern

4. Masalah tidak sesuainya peraturan keuangan

5. Masalah peningkatan kemampuan administratif

6. Masalah perimbangan keuangan

7. Masalah sistem administasi keuangan

8. Masalah kekurangsadaran petugas atau pengelola keuangan

9. Masalah sistem pelaporan yang kurang falid

FUNGSI ADMINISTRASI KEUANGAN

1. Fungsi Investasi, meliputi bagaimana pengelolaan dana ke dalam aktiva-aktiva yang akan digunakan untuk berusaha mencapai tujuan tersebut. Dana tersebut bisa berasal dari modal sendiri atau dari luar. Secara garis besar, keputusan investasi dapat dikelompokkan ke dalam investasi jangka pendek dan investasi jangka panjang. Investasi jangka pendek meliputi investasi dalam kas, persediaan, piutang, dan lain-lain. Sedangkan investasi jangka panjang berupa gedung, tanah, peralatan produksi, kendaraan dan lain-lain.

2. Fungsi Mencari Dana, meliputi fungsi pencarian modal yang dibutuhkan untuk membelanjai usaha-usaha yang dijalankan. Disamping itu, juga berfungsi untuk memilih sumber-sumber dana yang tepat terhadap berbagai jenis kebutuhan. Hal ini berarti bahwa kita berusaha untuk memilih apakah dana itu akan diambil dari pinjaman jangka pendek, pinjaman jangka panjang, atau modal sendiri.

3. Fungsi Pembelanjaan, meliputi kegiatan tentang penggunaan dana baik dana dari luar maupun dana milik sendiri yang dipergunakan untuk membelanjai seluruh kegiatan. Dalam hal ini pembelanjaan berhubungan dengan proses produksi maupun pendukung proses produksi.

4. Fungsi Pembagian Laba, yaitu menentukan policy dalam mengadakan pembagian laba usaha. Fungsi pembagian laba ini sebenarnya dapat dimasukkan di dalam fungsi mencari dana. Maksudnya adalah bahwa diusahakan adanya dana yang berasal dari dalam perusahaan itu sendiri untuk mengembangkan usaha-usaha perusahaan tersebut.

PETUGAS ADMINISTRASI KEUANGAN 

Bagian- bagian organisasi yang bertugas menyelenggarakan pembukuan 

Pembukuan harus disentralisasikan, dibawah pimpinan seorang pejabat yang bertanggung jawab atas pemeliharaan terhadap pengawasan semua rekening-rekening dan atas penyiapan dan pengeluaran laporan keuangan. 

Sistem sentralisasi sangat berguna, karena: 

a.  Memusatkan pertanggungjawaban dan membentuk alat pengawasan yang teguh atas administrasi keuangan 

b.   Menambah efisiensi penggunaan pegawai dan alat perlengkapan pembukuan

c.   Melancarkan ketepatan dalam laporan keuangan (Pariata Westra, 1980:54)